ARTICLE 1

Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l'association ALYSMA - France. Il complète et précise les dispositions statutaires du fonctionnement de l'Association. Il permet de préciser les rapports entre l’Association et ses membres, les rapports entre les membres entre eux, ainsi que les modalités qui trouvent à être modifiées fréquemment (cotisations …).

Lui-même étant modifiable aisément, sans altérer les statuts, il porte les conditions de vote des différents types d’adhérents.Il pourra ultérieurement être modifié par le bureau comme défini dans l’article 21 des statuts.

Le conseil d’administration peut librement donner les modulations ou les précisions sans que les dispositions statutaires ne créent de nouvelles mesures contrevenant à celles prévues. Il est établi postérieurement aux statuts, pour permettre ainsi de résoudre les difficultés de fonctionnement et est opposable à tous.Il ne fait que préciser les statuts, il ne saurait s'y substituer. Il est donc totalement dépendant des statuts et doit y être rattaché. Il a été établi par le Bureau et approuvé pour la première fois le 13 2006 par l'Assemblée Générale.  

ARTICLE 2

Tout membre de l’Association s’engage à respecter ce règlement.
 

ARTICLE 3 : ADHESION 

L'admission des membres nouveaux est prononcée par le Conseil d'Administration sur proposition du Bureau. Elle n'est définitive qu'après le versement de la cotisation. Pour être membre de l'Association, le postulant devra adresser un bulletin d'adhésion daté et signé, avec « la mention lu et approuvé » précisant l'engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur.Les admissions sont publiées sur le site Internet et dans la Newsletter de l'Association. Les statuts et le règlement intérieur à jour sont disponibles pour chaque adhérent sur le site internet de l'association.

ARTICLE 4 : COTISATION

Le montant de la cotisation est fixé annuellement par l’assemblée générale sur proposition du bureau.

La cotisation annuelle est fixée à 25 Euros pour les étudiants et les non travailleurs et à 60 Euros pour les autres.L

a date limite de versement de la cotisation est fixée au 30 Décembre de l’année  en cours. Elle est reconduite chaque année à cette même date sauf proposition contraire du Bureau. Le paiement de la cotisation annuelle peut se faire par tout moyen agréé par le Bureau et communiqué dans le dossier d'adhésion envoyé au membre aspirant. Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé même en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre.

ARTICLE 5 : DON

Aucune limitation  de temps et de montant  n’est  imposée  à toute personne désireuse de faire un don à l’association. 

ARTICLE 6 : BENEVOLAT 

Les membres de l'Association ou du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution mais ils peuvent être remboursés des frais qu'ils ont engagés en raison des missions qui leur ont été confiées après accord du Bureau ou du Trésorier et du Président et sur présentation de pièces justificatives exclusivement. 

ARTICLE 7 : RADIATION

Conformément à l'article 8 des statuts, un membre peut être exclu pour les motifs suivants:

-         Absences répétées et non excusées aux réunions

-         Propos désobligeants envers les autres membres

-         Comportement non conforme à l’éthique de l’association

-         Non-respect des statuts et du règlement intérieur 

La décision de radiation est prise après concertation des membres du Conseil d’ Administration qui en informe l’intéressé.

Celui-ci, invité à se présenter devant le Conseil d'Administration pour fournir des explications, doit être convoqué, par courrier avec AR,  au moins 21 jours  avant la tenue de la réunion. Sa présence est obligatoire et il pourra, s’il le souhaite, se faire assister par une personne de son choix. Au cas où il ne pourrait se présenter à la date fixée par le Conseil d’Administration, l’intéressé doit prévenir  au moins 10  jours  à l’avance  et  préciser à quel moment il sera disponible.Dans le cas contraire, il est radié sans motif préalable.La  décision de radiation est notifiée et signée par la Présidente et la Secrétaire générale. En cas de contestation, un seul recours devant l’Assemblée Générale est possible. Le membre contestataire doit saisir  préalablement le Bureau par une lettre de recours manuscrite dans laquelle il expose les raisons de son désaccord à l’’Assemblée Générale 

ARTICLE 8 : DEMISSION 

Conformément à l’article 7 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre manuscrite sa décision au Bureau.Le membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de 3 mois à compter de la date fixée par le Conseil d’Administration et après au moins deux relances des trésorières,  sera considérée d’office comme démissionnaire.Aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire.
 

ARTICLE 9 : LE BUREAU 

Le Bureau est chargé de préparer les travaux de l'Assemblée Générale. Il reçoit délégation de l'Assemblée Générale après présentation d'un projet d'activité pour l'année civile à venir, avec le budget et l'organisation du Bureau associés. Il rend compte de son action lors des séances du Conseil d'Administration. Le Président ordonnance les dépenses. Il peut donner délégation hormis au Trésorier. En cas de représentation en justice, le Président ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d'une procuration spéciale.  Tout mandat est limité  à 4 ans consécutifs. 

ARTICLE 10 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’ Administration est  composé des 5 membres du bureau élu par l’Assemblée Générale et de 7 autres personnes élues individuellement par l’Assemblée Générale. Si le quorum n'est pas atteint lors d'une séance du Conseil, aucune décision ne peut être prise. En revanche, les études de projets, dossiers, .., peuvent être menées. Le Conseil se réunira sur une nouvelle convocation du Président, à sept jours d'intervalle au moins. Le Conseil peut alors valablement délibérer quelque soit le nombre des membres présents, sur les sujets abordés à la précédente séance uniquement. Chaque membre du Conseil d’Administration ne peut détenir plus de deux (2) pouvoirs.

 ARTICLE 11 : ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE 

Conformément à l'article 8 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se fait une fois par an courant Octobre (Voir Septembre)  sur convocation du Bureau de l’année écoulée. L’Assemblée Générale procède à l’élection du  Conseil d’ Administration et du Bureau pour l’année suivante. Tous les membres de l’association sont conviés à l’Assemblée générale, mais seuls les membres actifs, à jour dans leur cotisation, ainsi que les membres fondateurs peuvent voter. Les décisions sont prises à mains levées, à la demande du Bureau et à la majorité des suffrages exprimés.

Le vote secret, pour les cas signalés par l’article 8 des statuts, s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Les votes par procuration ou par correspondance sont  autorisés  conformément à l’article 8 des statuts.Dans le cas d’un vote par correspondance ou par courrier électronique, le membre doit faire parvenir son vote au Conseil d’Administration dans un délai limite de cinq(5) jours  avant l’ouverture de la séance, le cachet de la poste faisant foi.Dans tous les cas signalés ci-dessus, le membre doit avertir le Conseil d’Administration de son absence cinq (5) jours au moins avant L’Assemblée Générale, sinon son vote est considéré comme nul.   

La Secrétaire Générale rédige un procès-verbal de l’Assemblée Générale.   

ARTICLE 12 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE 

Conformément à l'article 9 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut se réunir en cas de situation exceptionnelle telle que :-         la modification des statuts,-         la dissolution de l’association,-         toute autre situation à caractère exceptionnelle (incompétence du Bureau, démission du Bureau…) 

Tous les membres de l’association sont convoqués à l’assemblée extraordinaire sont convoqués par courrier électronique ou par Newsletter.Cependant, seul les membres actifs et les membres fondateurs à jour dans leur cotisation, peuvent voter. La convocation, envoyée par le Secrétaire Général à tous les membres de l'Association quinze jours au moins avant la date de l'Assemblée Générale, comportera :

-         la date, l'heure et le lieu de l'Assemblée,

-         l'ordre du jour de l'Assemblée  

ARTICLE 13 : FONCTIONNEMENT LOCAL 

Lorsqu’une activité regroupe au moins une dizaine de participants dans une même ville ou un même département, le Conseil d’Administration peut décider de la création d’une section locale.La création, le mode de fonctionnement des sections doivent être ratifiés par l’assemblée générale ordinaire/extraordinaire.  

ARTICLE 14 : MOYENS D’ACTION 

Le bureau veille à la bonne circulation de l’information claire et  intelligible. Il  utilise les moyens adéquats (emails, courriers, site WEB…) pour adresser à chaque membre les informations qui le concernent ou concernent l’association.La Newsletter d'information adressée à tous les membres de l'association relate la vie de l'association : réunions, manifestations, projets….Les procès-verbaux des Assemblées Générales, des réunions du Conseil d'Administration et du Bureau pourront être consultés à tout  moment  par tous les membres sur le site Internet de l’association. 

ARTICLE 15 : DEPENSES ET COMPTABILITE 

La Trésorière est responsable de l'encaissement des cotisations et des créances de l'association. Elle en acquitte les dépenses autorisées par la Présidente.Elle présente chaque année une comptabilité faisant apparaître un compte d'exploitation, un bilan et les annexes de l'exercice écoulé. Elle établit, en lien avec le Bureau, les budgets de fonctionnement et d’investissement pour l'exercice à venir, et veille au respect de ces budgets. La Trésorière présentera un compte d'exploitation au Bureau à chaque fois que le bureau en fera la demande. Seules la Présidente ou la Trésorière sont habilitées à effectuer les opérations bancaires  pour les dépenses de l’association inférieures à 100 €.Au de là de cette somme, un système de double signature est obligatoirement mis en place. Dans ce cas, toutes  les opérations bancaires doivent comporter outre la signature du Trésorière  celles de la  Présidente ou de la  Secrétaire Générale. 

ARTICLE 16 : REMBOURSEMENT DE FRAIS 

Les frais strictement liés à une représentation de l'association sont remboursables. Toutes les pièces justificatives des frais engagés doivent être jointes à la demande de remboursement et envoyés au Conseil d’Administration qui statue sur la recevabilité de la demande. En l’absence de toute ou partie de ces pièces, le remboursement ne pourra être effectué.Les déplacements pour la tenue des séances du Bureau, du Conseil d'Administration ou des Assemblés Générales ne sont pas remboursables.  

ARTICLE 17 : COMMISSAIRE AUX COMPTES 

Chaque année lors de l'Assemblée Générale ordinaire il est désigné un commissaire aux comptes parmi les membres actifs ou adhérents dont la mission est de contrôler  les comptes du  trésorier. Il émet son rapport de vérification  devant  le Bureau et l’Assemblée Générale qui devra statuer sur les comptes sociaux de l’exercice  écoulé.En cas de divergences entre les rapports de la Trésorière et du Commissaire aux comptes, l’Assemblée Générale devra statuer immédiatement  à la majorité des suffrages exprimés sur les deux  rapports. 

ARTICLE 18 : ELECTIONS 

Le Bureau informe  les membres de l’association, au moins un mois avant, des dates de début et de fin  de la  campagne électorale dont la durée est de deux (2) mois minimum. Le Bureau  doit communiquer à tous les membres de l'association le programme complet du déroulement des élections trois mois au moins avant la tenue celles-ci. L’élection du bureau se faisant par système de liste, chaque liste qui se présente doit fournir un dossier détaillé comprenant : 

-         Un formulaire de présentation des 5 personnes candidates. Ce formulaire comportera les informations suivantes : nom, prénom, date d’adhésion, adresse postale, adresse mail

-         Un document écrit présentant les motivations de ainsi que ses projets pour l’association Ce dossier doit parvenir au bureau de l’association à une date fixée par celui-ci (au moins deux (2) semaines avant l’ouverture de la campagne) En ce qui concerne l’élection des 7 autres membres du Conseil d’Administration, les candidatures devront être posées individuellement.

Le dossier de candidature comportera :

-         Un formulaire de présentation

-         Une lettre présentant les motivations de la candidate Les élections (du CA uniquement ou du bureau et du CA) se dérouleront par voie électronique.

ARTICLE 19 : MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR 

Le règlement intérieur est établi par le Bureau conformément à l'article 20 des statuts de l’association, puis ratifié par le Conseil d’Administration.Il peut être modifié et validé par le Conseil d’Administration  qui le soumet  à l’avis de l’Assemblée Générale. En cas de désaccord avec les membres présents, l’Assemblée Générale  statue  immédiatement par vote  au suffrage universel.  Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres dans un délai de 15 jours suivant la date de la modification. 

ARTICLE 20 : PUBLICITE Le règlement intérieur ainsi que tout autre document relatif à la vie de l’association seront affichés sur le site Internet de l’association.Toutes publicités à des fins purement personnelles peuvent être autorisées  par la Présidente après avis soumis au Conseil d’Administration.